Toutes les réunions organisées pour la procédure de mise en concurrence font l'objet d'un compte rendu soumis à l'approbation des membres de la commission paritaire ou, le cas échéant, de la commission paritaire spéciale.

Un avis d'appel à la concurrence est inséré dans une publication à diffusion nationale habilitée à recevoir des annonces légales et dans une publication spécialisée dans le secteur des assurances.

L'avis d'appel à la concurrence comporte les éléments suivants :

1° Les conditions de recevabilité des candidatures, notamment leur délai de dépôt, qui ne peut être inférieur à cinquante-deux jours à compter de la date de publication de l'avis, ainsi que leurs modalités d'envoi ;

2° Les conditions d'éligibilité des candidatures, notamment en ce qui concerne les agréments nécessaires pour pratiquer les opérations d'assurance définies par l'accord. Ces conditions peuvent également porter sur la solvabilité et l'expérience préalable des candidats en matière de protection sociale complémentaire collective ;

3° Les critères d'évaluation des offres, ainsi que leur pondération ou leur hiérarchisation ;

4° Le nombre maximum d'organismes susceptibles d'être recommandés.

L'avis peut prévoir la communication de l'ensemble des éléments nécessaires à la vérification des conditions d'éligibilité et à l'évaluation des offres.

A sa demande, chacun des candidats peut se faire communiquer le cahier des charges, ainsi qu'un document retraçant les caractéristiques quantitatives et qualitatives de la population des assurés à couvrir.

Le cahier des charges comporte les éléments suivants :

1° Les garanties souhaitées et, le cas échéant, les services attendus ;

2° La durée maximale de la clause de recommandation ;

3° L'assiette et la structure des cotisations ;

4° Les conditions de révision des cotisations ;

5° Les objectifs de sécurité et de qualité recherchés ;

6° Les modalités d'organisation et de financement des éléments de solidarité ;

7° Les obligations qui incombent à l'organisme ou aux organismes recommandés, notamment en ce qui concerne l'information en direction des entreprises et des salariés relevant de la branche, ainsi que les modalités de suivi du régime pendant la durée de la clause de recommandation et préalablement à son réexamen.

La sélection des candidats s'effectue selon les phases successives définies ci-après :

1° Seuls sont ouverts les plis des candidats reçus au plus tard à la date et à l'heure limites fixées dans l'avis d'appel à la concurrence. Tout dossier reçu hors délai ou incomplet est irrecevable ;

2° Les candidatures recevables en application du 1° du présent article sont examinées au regard des conditions d'éligibilité définies dans l'avis d'appel à la concurrence ;

3° Les candidatures éligibles en application du 2° du présent article sont analysées au regard du cahier des charges et classées en fonction des critères d'évaluation. Le ou les candidats évalués le plus favorablement sont retenus.

Les organismes dont la candidature a été écartée au terme de l'une des trois phases définies à l'article D. 912-6 sont informés par lettre recommandée avec accusé de réception, dans un délai de vingt et un jours à compter de la décision de la commission paritaire ou, le cas échéant, de la commission paritaire spéciale. Ce courrier mentionne les motifs du rejet de leur candidature.

Les candidats non retenus peuvent demander, par lettre recommandée avec accusé de réception, des compléments d'information sur les motifs du rejet de leur candidature. La commission paritaire ou la commission paritaire spéciale répond à ces demandes dans un délai de deux mois à compter de leur réception.

La composition de la commission paritaire et, le cas échéant, de la commission paritaire spéciale peut être communiquée à tous les candidats qui en font la demande.

Lorsque la liste des candidatures éligibles en application du 2° de l'article D. 912-6 a été arrêtée, chacun des membres de la commission paritaire et, le cas échéant, de la commission paritaire spéciale est tenu de déclarer, dans un délai de huit jours, l'existence éventuelle d'une situation de conflit d'intérêts. Cette déclaration s'impose également, pour toute situation de conflit d'intérêts postérieure à l'établissement de la liste, dans un délai de huit jours à compter de la date à laquelle cette situation est née.

Est considéré comme une situation de conflit d'intérêts le cas où l'un des membres de la commission paritaire ou, le cas échéant, de la commission paritaire spéciale exerce une activité salariée ou bien exerce ou a exercé, au cours des cinq dernières années, des fonctions délibérantes ou dirigeantes, au sein des organismes candidats ou du groupe auquel appartiennent ces organismes.

Les membres de la commission paritaire ou, le cas échéant, de la commission paritaire spéciale qui déclarent une situation de conflit d'intérêts ne peuvent prendre part à aucune réunion ni délibération en lien avec la phase de sélection des offres définie au 3° de l'article D. 912-6. Le ou les membres concernés peuvent toutefois être remplacés à l'initiative de l'organisation syndicale de salariés ou de l'organisation professionnelle d'employeurs dont ils relèvent.

Le ou les experts mentionnés au quatrième alinéa de l'article D. 912-1 sont tenus de déclarer, préalablement à leur désignation, toute situation de conflit d'intérêts dans laquelle ils pourraient être placés, soit vis-à-vis des personnes physiques membres de ces commissions, soit, selon les modalités prévues au deuxième alinéa de l'article D. 912-9, vis-à-vis de l'un ou l'autre des organismes candidats.

Les organismes candidats sont tenus de joindre au dossier de candidature la liste des relations commerciales et des conventions financières, conclues ou poursuivies au cours de l'année civile précédant la publication de l'avis d'appel à la concurrence, avec les organisations syndicales de salariés et les organisations professionnelles d'employeurs de la branche professionnelle concernée.

Lorsque les organisations syndicales de salariés et les organisations professionnelles d'employeurs demandent l'extension d'une convention ou d'un accord collectif comportant une clause de recommandation en application de l'article L. 911-3, ils joignent à leur demande les pièces afférentes à la procédure de mise en concurrence dont la liste est fixée par arrêté du ministre chargé de la sécurité sociale, du ministre chargé du budget et du ministre chargé du travail.